【事例解説】クラウドバディのPM支援で日本ECサービスが業務速度倍増！属人化解消の秘訣とは？

導入の背景：属人化とマネジメント課題

日本ECサービスでは、売上に直結しない業務に社員が時間を費やしていることや、社内での業務プロセスが不明瞭であることが課題でした。特に、日次で配信される顧客向けメールマガジン（サポートレター）業務は属人化が進み、担当者一人が対応に追われ、不在時には業務が遅延する状況にありました。現場からは「曖昧な部分も多く、外部に委託できるイメージがなかった」という声も聞かれ、業務の切り出し自体が困難な状態でした。

さらに、この時期に当該業務の担当者が新たに管理職に就任したことで、判断軸が定まらないままタスクが山積し、どこから手をつけるべきか不明瞭になるという、業務の属人化とそれを解消する推進役の不在が同時に発生していました。

Cloud Buddy選定の理由：プロジェクト推進を支えるPM支援

日本ECサービスが「Cloud Buddy」を選定した理由は、単なるルーチンワークの代行に留まらない、以下のPM支援機能にありました。

• 「喋るだけ」で業務が手順化される因数分解力: ヒアリングを通じて、外注化の前提となる業務の切り出しと手順化を実施しました。担当マネージャーは「自分がどうやっているかを喋っていったら、それが業務の手順としてきれいに整理されて返ってきた」と語っています。

• 固定概念を持たない第三者の視点: 「なぜこれをやらなければいけないのか」という率直な問いかけにより、惰性で続いていた業務を可視化し、見直しの機会を創出しました。

• WBSと週次定例による推進の仕組み化: 何をどう進めるかが未定な段階から論点を整理し、WBS（作業分解構造）と週次定例によって、プロジェクトを前進させるリズムを設計しました。

• 管理職の壁打ち相手としての機能: 社内では相談しにくいマネジメント上の判断について、外部の立場から言語化や整理を支援しました。

導入成果：業務効率化と組織力向上

約1年間の伴走支援を通じて、業務面と組織面で以下の成果が生まれました。

• 属人化業務の切り出しと省人化: 「外に出せない」とされていたサポートレター業務は、因数分解を経て外部委託と社内スタッフ1名体制に移行しました。これにより、「この業務にかかっていた人を半分に減らせています」と担当マネージャーは述べています。

• 問い合わせ対応の実態可視化: 代理店からの問い合わせ対応について、約半年かけて件数や所要時間を計測しレポート化しました。これにより、請求業務で進捗が滞りやすい点や、即答可能な案件と社内確認が必要な案件の差など、これまで見えなかった実態が明らかになりました。担当社員の休務時も「属人化していたところを、仕組みで支えてもらえるようになった」状態を実現しています。

• プロジェクト推進速度の向上: 担当マネージャーは「Cloud Buddyがいるのといないのとでは、倍のスピード感で進められた」と評価しています。「どう終わらせますか？」という問いかけにより、「これがなかったら、終わらせるのに1ヶ月かかっていたかもな」と感じる場面もあったとのことです。

• 初めての管理職への視点提供: 「マネージャーのことって、誰からも教わらない」という状況に対し、マネージャー視点での考え方を提供しました。これにより、孤独になりがちな管理職にとって、社外に相談相手がいる価値が評価されました。

今後の展望：「お尻叩き」から「業務の整理」フェーズへ

プロジェクトの推進ペースが定着したことを受け、日本ECサービスでは支援の位置づけが次の段階へと移行しつつあります。担当マネージャーは「『お尻叩き』というよりは、業務を整理していくフェーズにシフトしつつある」と語り、今後は新しいメンバーの立ち上がり支援への活用も視野に入れています。

クラウドバディは今後も、止まっていた重要プロジェクトを外部から推進するPMOとして、日本ECサービスの成長を支え続ける方針です。

BPO×AIサービス「Cloud Buddy」について

「Cloud Buddy」は、「Change the Rule. 「はたらく」をアップデートする。」をコンセプトに、企業の生産性改革を支援するサービスです。主な機能は以下の通りです。

• BPR Consulting／PMO: 「重要だが緊急ではない」ために社内で滞りがちなプロジェクトに対し、外部の推進役として介入します。論点・要件の整理から、部門・ベンダー間の橋渡し、進捗管理、定着までを一貫して支援します。

• BPO Optimization: プロのディレクターが管理するチームが、AIや自動化ツールを駆使して業務を遂行します。

• Change Management: 社員がコア業務に集中できる文化を定着させ、組織全体の生産性向上を促進します。

詳細はこちらで確認できます。
https://cloudbuddy.biz/case/case_nippon-ec-service/

日本ECサービス株式会社 会社概要

• 会社名：日本ECサービス株式会社（Nippon EC Service Corporation.）

• 代表者：代表取締役 藪中 桂佑

• 所在地：〒150-0001 東京都渋谷区神宮前6-19-20 プレファス神宮前 3階

• 設立：2011年5月24日

• 資本金：10,000,000円

• 事業内容：ネットショップ支援事業

• URL：https://ec-masters.co.jp/

株式会社クラウドバディ 会社概要

• 会社名：株式会社クラウドバディ

• 代表者：代表取締役 横川 奈央子

• 所在地：〒153-0063 東京都目黒区目黒4-14-16 #502

• 事業内容：BPRコンサルティング、BPO事業、AI・システム開発事業

• URL：https://cloudbuddy.biz/

AI Workstyle Lab編集部コメント

今回のクラウドバディの導入事例は、BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）とBPO（ビジネスプロセス・アウトソーシング）を組み合わせることで、企業が直面する属人化や生産性停滞といった課題をいかに解決できるかを示唆しています。特に、単なる業務代行に留まらず、伴走型のPM支援がプロジェクト推進のスピードを加速させた点は注目に値します。多くの企業が「重要だが緊急ではない」プロジェクトを抱える中で、外部の専門家がPMOとして機能することで、企業のコア業務への集中を促し、結果的に収益向上と効率化に大きく貢献する可能性を秘めていると言えるでしょう。このアプローチは、特にリソースが限られる中小企業やスタートアップにとって、ビジネスを成長させるための有効な手段となりそうです。

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